Springer Nature's succesvolle migratie naar Liferay DXP

Projectstart bij Springer

We startten het project met een vijfdaagse workshop, waarin we het gebruik van de SharePoint-omgeving nauwkeurig analyseerden. We ontdekten dat elke afdeling zijn eigen samenwerkingsplatform en documentbibliotheek had, samen met diverse tools zoals: Confluence voor kennisdeling, Jira voor projectopvolging, gedeelde netwerkschrijven voor het opslaan van documenten en Google Docs. De diversiteit aan tools maakte het moeilijk om gegevens te structureren en snel informatie te vinden.

Structuur en migratie naar Liferay DXP

Na de workshop stelden we een nieuwe structuur voor, waarbij elke afdeling een eigen subsite binnen het Liferay DXP platform kreeg. We koppelden de juiste informatie en optimaliseerden de structuur met mock-ups. Dit stelde ons in staat om vroeg in het ontwikkelproces de gebruikersinterface te testen. Vervolgens koppelden we de juiste informatie in deze nieuwe structuur. De structuur werd verder geoptimaliseerd door middel van mock-ups. Zo konden we al vroeg in het ontwikkelproces de gebruikersinterface van het ontwerp testen en tot één duidelijke structuur en interface komen.

Na de structurele fase van het project begonnen we met de migratie van alle content van het Sharepoint platform naar Liferay DXP. Voor de datamigratie bouwden we een interface die dient als exportformaat voor Sharepoint en tegelijkertijd als importformaat voor Liferay DXP. We konden eenvoudig vergelijkbare concepten in kaart brengen tussen de twee systemen, zoals sites en documenten. We definieerden complexere transformaties voor afwijkende concepten, zoals complexe gegevenslijsten. Door de workshops leerden we Springer om zelfstandig de aangepaste migratietool te gebruiken. 

Verbeterd gebruiksgemak

Omdat de medewerkers gewend zijn aan Microsoft-tools, installeerden we de SimpleEdit plug-in op het Liferay-platform. Deze plug-in, die we zelf hebben gebouwd, maakt het mogelijk om Office documenten direct binnen Liferay te bewerken, wat de gebruikservaring aanzienlijk vergroot.

Springer Nature werkte voornamelijk op een meer traditionele manier en was minder bekend met de Agile aanpak die wij prefereren. Ook tijdens dit project werkten we volgens onze Agile aanpak en betrokken we Springer zeer nauw bij het migratie- en ontwikkelproces.

We werkten in iteratieve cycli van twee tot drie weken. Na elke cyclus maakten we ruimte voor een feedbackmoment met de stakeholders van Springer Nature, zodat we ons konden blijven verbeteren. Vervolgens leverden we een werkbare testversie op. Hierdoor kon Springer de software testen, aanpassen en verbeteren, waardoor we snel en flexibel konden bijsturen. Op deze manier werd Springer ook gemakkelijk op de hoogte gehouden van de voortgang van het project.

Tot slot gaven we Springer ook volledige toegang tot ons online tracking systeem. Zo kon Springer precies zien waar we op dat moment mee bezig waren. Hoewel Springer Nature niet bekend was met een dergelijke aanpak, gaf deze transparantie hen veel vertrouwen in onze manier van werken. Gedurende het hele proces was Springer positief verrast en erg enthousiast over deze manier van samenwerken.