Aqtor! stroomlijnt afspraken met nieuwe planningstool

Aqtor!, een aanbieder van orthopedische en mobiliteitshulpmiddelen in de zorgsector, kampte met inefficiënt afsprakenbeheer dat de operationele werking en patiëntervaring beïnvloedde. ACA Group implementeerde Planit, een digitaal plannings- en afsprakenbeheersysteem, om workflows te automatiseren en resourceplanning te optimaliseren. Deze oplossing vermindert administratieve lasten, verhoogt de zorgkwaliteit en verbetert de klanttevredenheid door snellere en efficiëntere dienstverlening.

Lees meer

Uitdaging

Aqtor! worstelde met het beheren van complexe roosters voor leveranciers met behulp van Excel en Outlook, wat leidde tot inefficiënties en fouten in de planning naarmate het bedrijf groeide.

Oplossing

Samen ontwikkelden we Planit, een gecentraliseerde planningstool gebouwd met Python en Django. Het is geïntegreerd met hun ERP-systeem en biedt interessante realtime inzichten.

Resultaat

Planit heeft de efficiëntie verbeterd, de coördinatie verbeterd en de patiënttevredenheid verhoogd. Samen met ACA blijft Aqtor! het systeem verfijnen.

Over Aqtor!

Aqtor is een toonaangevend Belgisch bedrijf dat zich richt op professionele maatname, productie en aflevering van orthesen, prothesen, steunzolen, orthopedische schoenen, mobiliteitshulpmiddelen en bandagisterie. De zorg voor de patiënt staat centraal, en het bedrijf werkt voortdurend aan het optimaliseren van de zorgprocessen. Met een sterk groeiend team en een focus op efficiëntie was het essentieel om een centrale oplossing te vinden voor de planning van afspraken en activiteiten van hun verstrekkers, specialisten die werken in ziekenhuizen en medische centra.

Vóór de ontwikkeling van de Planit-app gebruikte Aqtor! een combinatie van Excel en Outlook om de complexe planningen van hun verstrekkers bij te houden. Dit was een tijdrovende en foutgevoelige manier van werken, vooral omdat het bedrijf bleef groeien. "Hoe groter we werden, hoe moeilijker het werd om alles bij te houden. Zeker met vakantieplanning was het in Excel bijna niet te doen", aldus Eva Moens, Coördinator Business Process Consultancy bij Aqtor!.

De coördinatoren bij Aqtor! hadden behoefte aan een systeem dat de locatie van verstrekkers en hun beschikbaarheid overzichtelijk maakte, zodat zij patiënten snel en efficiënt konden inplannen. "Het was moeilijk om snel te weten waar een verstrekker zich op een bepaald moment bevond en om vervolgens een afspraak in te plannen", legt Eva uit. De nood aan een efficiënt systeem was duidelijk, vooral omdat Aqtor! bleef uitbreiden en er steeds meer verstrekkers en locaties bij kwamen.

Python als ultieme technologiekeuze voor Planit

Bij de ontwikkeling van Planit koos ACA Group bewust voor Python en het Django framework. Kamen Zhekov, Python en AI Engineer bij ACA Group, legt uit: "We kozen voor Python en Django omdat veel van de benodigde functionaliteiten al standaard aanwezig zijn. Het framework is ideaal voor complexe projecten met restricties, database modellering, en rolgebaseerde toegangscontrole en gebruikersbeheer, die allemaal al ingebouwd zijn in Django."

Deze technologiekeuze was niet alleen efficiënt, maar ook kosteneffectief. Door de veelzijdige mogelijkheden van Django konden veel complexe processen soepel worden ingericht, zonder dat er veel maatwerk nodig was. Bovendien beschikte ACA Group over de juiste interne kennis om de applicatie exact af te stemmen op de wensen van Aqtor!.

Een andere belangrijke factor was de schaalbaarheid van Python. De planningsbehoeften van Aqtor! blijven groeien naarmate het aantal verstrekkers en locaties toenemen, en Python biedt de flexibiliteit om de applicatie mee te laten evolueren. De sterke integratiemogelijkheden, zoals met hun ERP-systeem, stelden ACA in staat een naadloze, toekomstbestendige oplossing te creëren.

In samenwerking met ACA Group begon Aqtor! aan de ontwikkeling van Planit, een op maat gemaakte planningstool die naadloos integreert met hun ERP-systeem. Planit biedt een overzicht van waar elke verstrekker zich op elk moment bevindt, zodat patiënten gemakkelijk kunnen worden ingepland op basis van hun locatie. "De tool is volledig geïntegreerd met ons ERP-systeem en haalt automatisch patiënt- en locatiegegevens op. Hierdoor kunnen we eenvoudig en snel afspraken maken, wat zowel voor ons als voor de patiënt een enorme verbetering is."

Een van de belangrijkste voordelen van Planit is de centralisatie van de planning in één systeem. Dit heeft geleid tot meer inzicht en controle over de beschikbaarheid van verstrekkers. Eva benadrukt: "Vroeger planden de meeste zorgverstrekkers zelf hun patiëntenafspraken in. Met Planit kunnen afspraken voortaan ook makkelijk door de coördinatoren op kantoor worden ingepland. Als een patiënt belt naar ons kantoor kunnen we nu tenminste snel en makkelijk een afspraak inplannen. Van zodra een afspraak wordt ingepland, krijgt de patiënt nu ook automatisch een SMS-bericht en e-mail ter bevestiging."

"Persoonlijk contact en proactief meedenken maken het verschil"

"Het persoonlijke contact met ACA was een van de doorslaggevende factoren om voor hen te kiezen", vertelt Eva. "Ze denken echt mee met ons bedrijf en komen met suggesties die verder gaan dan enkel het uitvoeren van onze vragen. Dit proactieve meedenken heeft enorm bijgedragen aan het succes van het project."

Gedurende het hele proces hield ACA nauw contact met Aqtor! om ervoor te zorgen dat het project soepel verliep. "Wekelijks hadden we meetings waarin we de status van het project bespraken. Dit zorgde voor een goede afstemming en heldere communicatie", aldus Eva. Ook de flexibiliteit en het vermogen om snel in te spelen op dringende issues, zoals prestatieproblemen in een vroege fase, werden zeer gewaardeerd: "Ze zijn altijd bereikbaar en doen hun uiterste best om ons zo snel mogelijk te helpen."

Na ongeveer een jaar in gebruik te zijn, heeft Planit al aanzienlijke verbeteringen opgeleverd. "Onze medewerkers hebben even moeten wennen aan de nieuwe manier van werken, want het is wel een proces van verandering geweest”, zegt Eva. “Toch is de feedback overwegend positief." Hoewel er nog enkele optimalisaties nodig zijn, zoals het verbeteren van de synchronisatie met Outlook, blijft Aqtor! investeren in de verdere ontwikkeling van de tool.

De lancering van Planit heeft bijgedragen aan meer efficiëntie en een betere coördinatie tussen verstrekkers en administratief personeel. Aqtor! kijkt met vertrouwen naar de toekomst, waarbij de komende updates, zoals MVP4, nog meer functionaliteiten en verbeteringen zullen toevoegen.

ACA onderscheidt zich door hun persoonlijke aanpak en het vermogen om echt mee te denken. Ze leveren oplossingen die werken, houden ons betrokken en communiceren sterk. Ik beveel ACA zeker aan vanwege hun betrokkenheid en efficiëntie.

Eva Moens

Business Process Consultant

Eva MoensBusiness Process Consultant

Laten we samenwerken!

Klaar om uw planningsproces te transformeren?

Neem contact met ons op en begin vandaag nog aan uw reis naar meer efficiëntie!

Neem contact met ons op

Laten we samenwerken!

Klaar om uw planningsproces te transformeren?

Neem contact met ons op en begin vandaag nog aan uw reis naar meer efficiëntie!

Neem contact met ons op

Laten we samenwerken!

Klaar om uw planningsproces te transformeren?

Neem contact met ons op en begin vandaag nog aan uw reis naar meer efficiëntie!

Neem contact met ons op

Laten we samenwerken!

Klaar om uw planningsproces te transformeren?

Neem contact met ons op en begin vandaag nog aan uw reis naar meer efficiëntie!

Neem contact met ons op

Gebruiksvriendelijk Stadsapp voor Stad Hasselt

Stad Hasselt, een lokale overheid in de publieke sector, wilde de digitale toegang tot gemeentelijke diensten verbeteren via een mobiele applicatie, maar kampte met gebruiksvriendelijkheid en lage adoptie. ACA Group voerde een UX-audit en gebruikerstesten met inwoners uit om de interface en functionaliteit te optimaliseren. Dit resulteerde in een gebruiksvriendelijke mobiele app met hogere gebruikerstevredenheid en een eenvoudigere toegang tot digitale stadsdiensten.

Overview picture of the city of Hasselt made with a drone

Eén website voor een betere digitale ervaring: Attentia’s #OneAttentia transformatie

Attentia, een dienstverlener in de HR- en welzijnssector, wilde de klantervaring en online aanwezigheid verbeteren, maar kampte met gefragmenteerde digitale platformen. ACA Group ontwikkelde een toekomstbestendige website door meerdere systemen te consolideren in één geïntegreerd platform. Deze weboplossing versterkt de #OneAttentia-ervaring, waardoor klanten eenvoudig toegang hebben tot diensten en Attentia profiteert van hogere efficiëntie, consistente branding en meer digitale betrokkenheid.

Gestroomlijnde connectiviteit voor Renson's externe apps

Renson, een fabrikant in de sector van zonwering en ventilatiesystemen, wilde zijn producten digitaliseren met een gebruiksvriendelijke mobiele app voor het aansturen van terrasoverkappingen en ventilatie, maar stond voor uitdagingen rond hardware-integratie, netwerkconnectiviteit en verouderde software. ACA Group ontwikkelde een geïntegreerde IoT- en mobile app-oplossing die deze systemen centraal aanstuurt. Dit resulteerde in verbeterde gebruikerscontrole, betrouwbare connectiviteit en een consistente digitale gebruikerservaring.

Innovatief AI-model detecteert beschadigde pallets bij Duvel Moortgat

Duvel Moortgat, een brouwerij in de voedings- en drankenindustrie, had een betrouwbaardere methode nodig om beschadigde pallets te detecteren en zo veilig en efficiënt transport te garanderen. ACA Group implementeerde een AI-gedreven computer vision oplossing die automatisch defecten identificeert binnen logistieke processen. Deze geautomatiseerde kwaliteitscontrole verbetert productkwaliteit, verlaagt operationele kosten en verhoogt de efficiëntie van de supply chain.

Van mobiele laadapp naar datagedreven oplossingen: onze samenwerking met MobilityPlus

De meest waardevolle samenwerkingen zijn die waarin een leverancier actief bijdraagt aan de groei van zijn of haar klant. Dat is precies wat ACA Group al meer dan een jaar doet met MobilityPlus. Wat begon als een mobiele app voor EV laden, is uitgegroeid tot een compleet digitaal ecosysteem, met een webportaal, een Azure dataplatform en AI-gedreven oplossingen. Dankzij de expertise van ACA transformeert MobilityPlus tot een data-gedreven bedrijf dat de toekomst van duurzame mobiliteit vormgeeft.

Hoe ACA Group VDAB's wijk-werkcheque platform transformeerde

VDAB, een publieke arbeidsbemiddelingsdienst in de overheidssector, moest de continuïteit van het systeem voor wijk-werkcheques garanderen nadat de externe uitgever stopte. ACA Group ontwikkelde een robuust digitaal platform voor het beheer en de distributie van elektronische wijk-werkcheques, met focus op betrouwbaarheid en compliance. Deze oplossing verzekert ononderbroken dienstverlening, ondersteunt lokale werkinitiatieven en verhoogt de efficiëntie van administratie en voucherbeheer.