Hoe ons onboarding platform nieuwe collega’s een vliegende start geeft. (En HR heel wat tijd bespaart)

De oplossing? Ons eigen onboarding platform: N-ACA. Uit te spreken zoals de Amerikaanse ruimtevaartorganisatie 🚀.

Wat is de rol van ons nieuwe onboarding platform?

Voor onze nieuwe collega’s…

is N-ACA een digitale gids die alle relevante onboarding informatie bundelt in één overzichtelijke omgeving. Ze kunnen het traject op eigen tempo doorlopen.

Elke stap die ze zetten, staat symbool voor een belangrijk onderdeel van hun start:

📥 Tools en accounts activeren

🤝 Team en collega's leren kennen

💡 Inzicht in onze cultuur en waarden

🔧 Praktische info om zelfstandig aan de slag te gaan

Voor ons HR-team…

is N-ACA de plek waar ze alle onboarding info kunnen beheren. Geen wirwar meer aan informatie op verschillende locaties, maar één centraal verzamelpunt.

Daarnaast kunnen ze vanuit dit platform ook het onboarding traject van elke collega opvolgen:

• Wie zit waar in zijn of haar traject?
• Welke stappen zijn al gezet?
• Waar moeten we bijsturen?

Pagina met persoonlijk profiel. Hier kan elke nieuwe collega zijn of haar traject opvolgen. En zich met een korte bio voorstellen aan andere collega’s.

De tech

We kozen met OutSystems bewust voor een Low-Code aanpak voor ons onboarding platform.

Low-Code laat ons toe om een platform op maat uit te werken, en tegelijk de ontwikkelingsuren beperkt te houden. Zo combineren we het beste van twee werelden:

• het lagere prijskaartje van een standaardoplossing
• en alle voordelen van maatwerk.

Low-code offering lead Gregory Van Dorpe: “N-ACA bewijst dat je met Low-Code een top notch front end en geweldige user experience kan creëren. Er is het vooroordeel dat Low Code gelijk staat aan basic user interfaces. Dat de mogelijkheden beperkt zijn. Klopt niet! N-ACA ziet er geweldig uit.”

Nog een voordeel van maatwerk met OutSystems: dit systeem voorziet de hele hosting en operations. Vertaald: het vraagt amper onderhoud voor de security en hosting.

De knipoog

N-ACA, geïnspireerd door NASA.

Het ruimte-thema maakt het geheel visueel herkenbaar en houdt het traject licht.

Om alles zo fun mogelijk te maken, voegden we een vleugje gamification toe. Zo integreerden we bijvoorbeeld quizjes om de opgedane kennis te testen. Of kunnen collega’s pas het volgende level van hun onboarding unlocken als ze alle opdrachten in het huidige level uitvoerden.

Een persoonlijke missiepagina. Hier kan elke collega zijn of haar onboarding-opdrachten volgen en de voortgang van het hele traject volgen.

Het resultaat van dit eigen onboarding platform? Veel positieve reacties van onze nieuwe collega’s.

Voor onze nieuwe collega’s…

• Houvast en duidelijkheid: er komt veel op je af in een nieuwe job. N-ACA helpt nieuwe collega’s het overzicht te bewaren. Alle informatie die ertoe doet, staat op één centrale plek.
  
• Leuke experience: onboarding als experience, en geen opeenstapeling van verplichte nummertjes

Voor ons HR-team…

• Tijdswinst: één centraal platform van waaruit ze alles beheren en opvolgen. Geen documenten en info bijwerken op 1001 locaties.
  
• Meer zekerheid en betere kwaliteit: net omdat ze alles kunnen opvolgen, is ons HR-team nu zeker dat elke nieuwe collega elke stap heeft doorlopen. Dat leidt dan weer tot betere onboardings.
  
• Meer aandacht voor het menselijke: door bepaalde delen van de onboarding te digitaliseren, draaien de face-to-face meetings minder om lijstjes afwerken. Zo blijft er meer tijd over om echt in gesprek te gaan.

Voor ACA als bedrijf…

• Volledig on brand: een eerste professionele en on brand kennismaking met ons bedrijf.
  
• Sneller inzetbaar: onze nieuwe collega’s zijn sneller mee en nemen dus een vliegende start!

De backend voor het HR-team. In het tabblad Reporting krijgen ze een overzicht van de progress van alle collega’s.