Privacybeleid

Inleiding

ACA IT-Solutions vindt uw privacy erg belangrijk. U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en hoe wij dit doen. In dit privacybeleid krijgt u antwoord op de volgende vragen:

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Wat betekenen een aantal belangrijke termen in dit beleid?
Wanneer verzamelen we welke persoonsgegevens van je, wat doen we ermee en waarom mogen we dit doen en hoe lang bewaren we deze?
Hoe beschermen we je persoonlijke gegevens?
Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?
Wat zijn uw rechten als betrokkene?
Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen over dit privacybeleid?
Wijzigingen in het privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is ACA IT-Solutions, met maatschappelijke zetel Herkenrodesingel 8B 2.01, 3500 Hasselt.

Dit zijn onze contactgegevens: per telefoon +3211.26.50.10 of per e-mail op:legal@aca-it.be.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens neemt u best contact op met onze DPO die bereikbaar is op het volgende e-mailadres:dpo@aca-it.be.

Wat betekenen enkele belangrijke termen in dit beleid?

GDPR: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens is op 25 mei 2018 in werking getreden. Ook bekend als GDPR - General Data Protection Regulation.
Persoonsgegevens: Alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("betrokkene"); een identificeerbare natuurlijke persoon is een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens: Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.
Betrokkene: Elke natuurlijke persoon, zoals een bezoeker van een website.
Gegevensbeheerder: De organisatie die eindverantwoordelijk is voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen dit Privacybeleid worden besproken (in dit geval ACA IT-Solutions).
Gegevensverwerker: Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of andere instantie die persoonsgegevens verwerkt namens ACA IT-Solutions.
Gegevensverwerkingsovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA): Een bindende schriftelijke overeenkomst, waarin staat dat de verwerker alleen handelt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke; en dat hij voldoende waarborgen biedt voor de bescherming van de persoonsgegevens die hij verwerkt.
Standaard Contractuele Clausules (SKC): De Standard Contractual Clauses zijn standaard sets van contractuele voorwaarden die zowel de verzender als de ontvanger van persoonsgegevens ondertekenen, gericht op het beschermen van persoonsgegevens die de Europese Economische Ruimte (EER) verlaten door middel van contractuele verplichtingen in overeenstemming met de vereisten van de GDPR in gebieden die niet worden beschouwd als een adequate bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Bewaren van gegevens: Het beleid binnen ACA IT-Solutions naar de termijn voor het opslaan/verwerken van persoonsgegevens.
Cookies: Cookies zijn kleine bestanden die worden opgeslagen op de computer van een gebruiker bij het bezoeken van een website.

Wanneer verzamelen we welke persoonsgegevens van u, wat doen we ermee, waarom mogen we deze bewaren en hoe lang bewaren we deze?

Wie en welke persoonlijke gegevens	Doel en wettelijke basis	Bewaartermijn
Uw identificatie- en contactgegevens wanneer u telefonisch, via het contactformulier op de website of via e-mail contact met ons opneemt.	We hebben uw identificatiegegevens en contactgegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst om te weten met wie we communiceren en om uw vragen te beantwoorden.	1 maand nadat het verzoek is ontvangen, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij uw verzoek resulteert in een samenwerkings- of soortgelijke overeenkomst. In dat geval worden uw gegevens een jaar na beëindiging van de samenwerking verwijderd.
Uw identificatie- en contactgegevens	Alleen met uw toestemming hebben we u onze nieuwsbrieven gestuurd. Je kunt je altijd uitschrijven via de link in elke e-mail.	We bewaren je persoonlijke gegevens tot 1 jaar nadat je je hebt afgemeld voor onze nieuwsbrief en andere direct marketing updates.
Uw identificatie- en contactgegevens	We hebben een legitiem belang om contact op te nemen met mensen met wie we al eerder contact hebben gehad voor zakelijke doeleinden.	De gegevens van deze contactpersonen worden bewaard totdat een opt-out heeft plaatsgevonden of totdat zij hebben gevraagd uit de databases te worden verwijderd.
Identificatie en contactgegevens	We hebben een legitiem belang om contact op te nemen met mensen met wie we een zakelijke mogelijkheid willen bespreken en met wie we nog geen contact hebben opgenomen. Dit zijn mensen met wie we contact willen opnemen via telefoon, e-mail, videogesprek, LinkedIn, ...	Deze mensen worden maximaal 60 dagen in onze database bewaard en worden verwijderd als er in die 60 dagen geen zakelijk contact of toestemming voor direct marketing is geweest.
Sollicitanten : CV, notities tijdens het sollicitatiegesprek, motivatiebrieven, ...	Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van de sollicitatieprocedure en zijn noodzakelijk voor het sluiten van een eventuele overeenkomst wanneer u ons uw sollicitatie stuurt voor een gepubliceerde vacature of wanneer u ons spontaan uw kandidatuur stuurt.	Naam, e-mailadres, functiegebied waarin u geïnteresseerd bent en de reden van beëindiging van de sollicitatie worden 3 jaar bewaard om u op de hoogte te houden van andere interessante vacatures bij ACA IT-Solutions NV die binnen uw vakgebied vallen. CV's worden tot 3 maanden na de sollicitatieprocedure bewaard.
Alle persoonsgegevens die kunnen worden opgenomen in geval van een klacht	In het geval u contact met ons opneemt om een klacht in te dienen, hebben wij een gerechtvaardigd belang om alle persoonsgegevens te gebruiken die betrokken zijn bij de behandeling van deze klachten. Naast identificatiegegevens kunnen ook andere persoonsgegevens worden verwerkt, afhankelijk van de klacht.	12 maanden nadat het verzoek is afgehandeld, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

Verdere verwerking

ACA IT-Solutions heeft geen verdere verwerkingen met de persoonsgegevens van websitebezoekers, sollicitanten, partners, ... Alle verwerkingen staan beschreven in bovenstaande tabel.

Hoe wij uw persoonlijke gegevens beschermen

Uw privacy is onze topprioriteit, daarom doen wij er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. We hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen een mogelijke inbreuk op je privacy.

Wie heeft toegang tot je persoonlijke gegevens?

Intern

Binnen onze organisatie hebben alleen bevoegde medewerkers en de door ons aangewezen personen toegang tot uw persoonlijke gegevens. Dit zijn alleen de personen die toegang nodig hebben voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst.

Extern

Persoonsgegevens worden door ons nooit doorgegeven aan derden / verwerkers, tenzij:

Er wettelijke verplichtingen zijn
Elk van deze partijen de nodige garanties biedt dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de vereisten van de Belgische privacywetgeving en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten.
Voor bepaalde verwerkingen binnen de uitvoering van onze overeenkomst, zoals IT-ondersteuning, doen wij een beroep op andere partijen. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en vertrouwelijke manier worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst waarborgt passende technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Uw persoonsgegevens zijn bij hen dus in goede handen.

Internationaal

ACA IT-Solutions gebruikt Google Workspace, een applicatie van Google, als e-mailtool en voor (sommige) gegevensopslag. We werken ook met Mailchimp voor onze nieuwsbrieven en Hubspot. Met al deze bedrijven zijn Standard Contractual Clauses (SCC) ondertekend zoals vereist door GDPR. Behalve in de hierboven beschreven situaties, worden uw persoonlijke gegevens niet doorgegeven aan derde landen zonder uw voorafgaande toestemming. In geen geval worden ze verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

Het gebruik van cookies

ACA IT-Solutions maakt gebruik van cookies om u beter te leren kennen wanneer u onze website bezoekt. Verder proberen we onze nieuwsbrieven te optimaliseren door statistieken bij te houden over het gebruik ervan. Voor het gemak van de bezoeker van de website heeft ACA IT-Solutions een cookie management tool geïmplementeerd waarmee de bezoeker heel eenvoudig zijn cookie voorkeuren kan beheren.

Wanneer u als bezoeker de website van ACA IT-Solutions voor het eerst bezoekt, wordt de cookiebanner weergegeven. U krijgt dan de mogelijkheid om uw keuzes te beheren en ons cookiebeleid en de beschrijving van elk van de gebruikte cookies te lezen.

Marketing- en analytische cookies worden alleen met uw toestemming gebruikt. Functionele en technische cookies zijn altijd geactiveerd. Voor meer informatie kunt u de tekst in de tool lezen.

Als bezoeker kunt u uw voorkeuren eenvoudig wijzigen door de tool te openen op de volgende pagina: https://www.acagroup.be/en/cookie-policy.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Als betrokkene heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.

Recht	Beschrijving
Recht op informatie	Dit privacybeleid is geschreven om u te informeren over ons privacybeleid.
Recht op toegang	U kunt altijd een verzoek sturen naar ACA IT-Solutions om een overzicht te krijgen van alles wat wij over u verwerken of om een uitdrukking hiervan in een leesbaar formaat te verkrijgen. Wanneer u deze informatie opvraagt, zal ACA IT-Solutions deze voorzien van alle benodigde informatie zoals: de verwerking, de bewaartermijn, de rechtsgrond voor de verwerking en de ontvangers. Deze informatie zal u binnen een maand worden toegezonden.
Recht op rectificatie	U hebt het recht om van ons zonder onnodige vertraging de rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over uzelf te verkrijgen.
Recht op wissen	Indien u niet langer wenst dat ACA IT-Solutions uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u (per e-mail) verzoeken om verwijdering van deze gegevens uit onze bestanden / databases. Dit is echter geen absoluut recht en u dient zich ervan bewust te zijn dat andere wetgeving dit recht kan beperken. U kunt bijvoorbeeld niet verzoeken om verwijdering van gegevens waarvoor een wettelijk bepaalde bewaartermijn is vastgesteld en deze bewaartermijn nog niet is bereikt. U kunt alle persoonsgegevens die wij van u verwerken op basis van "toestemming" onmiddellijk laten verwijderen wanneer u uw toestemming intrekt. Dit kan worden gedaan door een eenvoudig verzoek per e-mail. Als er echter geschillen lopen, bijvoorbeeld een rechtszaak of een andere discussie die juridische gevolgen kan hebben, is ons belang bij het bewaren van deze gegevens belangrijker dan uw recht op verwijdering. We kunnen geen gegevens wissen terwijl dergelijke activiteiten lopen.
Recht op beperking van verwerking	Als u het niet eens bent met een of meer van de verwerkingsactiviteiten die ACA IT-Solutions met uw gegevens uitvoert, kunt u een beperking van die specifieke verwerkingsactiviteit inroepen. Dit kan met een eenvoudige vraag per e-mail.
Recht op bezwaar	U hebt het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor wij menen een gerechtvaardigd belang te hebben. De verwerking van relevante persoonsgegevens wordt stopgezet, tenzij wij dwingende legitieme redenen voor deze verwerking aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien deze persoonsgegevens verband houden met de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid	Indien u wilt overstappen naar een andere soortgelijke dienst, kunt u ACA IT-Solutions (per e-mail) verzoeken de door u verstrekte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren, zodat u deze kunt doorgeven aan een soortgelijke organisatie. [Dit geldt alleen voor persoonsgegevens die met toestemming of op basis van een overeenkomst worden verwerkt].
Recht om een klacht in te dienen	Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de GDPR, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Recht om toestemming in te trekken	U hebt te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken voor elke verwerking van persoonsgegevens door ACA IT-Solutions op basis van toestemming als rechtsgrondslag, zonder dat u dit hoeft te motiveren.

Met wie neemt u contact op in geval van vragen over het beleid?

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of de uitoefening van uw rechten in dit verband, kunt u contact opnemen met onze DPO via het volgende e-mailadres:dpo@aca-it.be.

Wijzigingen in dit privacybeleid

ACA IT-Solutions behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid bij te werken. In het geval dit privacybeleid wordt gewijzigd, raden wij u aan dit privacybeleid regelmatig te bekijken wanneer u onze website bezoekt.