Het opzetten van Jira Service Management

Onze klantClarebout, een van 's werelds grootste producenten van aardappelproducten, wilde hun volledige fabrieksoperaties op Jira aansluiten. Als boer in mijn vrije tijd kon ik daar geen nee tegen zeggen.

We begonnen met de IT-helpdesk en hielden het simpel, maar effectief. Aangezien helpdesks de kern vormen van de competentie van Jira, verliep dit proces soepel. (De screenshots hieronder zijn in het Nederlands, Engels is niet de hoofdtaal bij Clarebout).

Facilitair beheer in Jira Service Management

Nadat we de IT-afdeling van het bedrijf hadden behandeld, gingen we verder met het facilitair beheer. We hebben een servicedesk opgezet voor het melden van zaken als een gat in de vloer, gebroken glas, defecte lampen, enzovoort.

Omdat de faciliteit van Clarebout in dit geval een voedselverwerkende fabriek is, is het stellen van prioriteiten op basis van risico's een van de belangrijkste functies. De melder van een incident kan 3 factoren instellen (Ernst, Blootstelling en Waarschijnlijkheid) die we gebruiken om het globale risico van dat incident te berekenen. Als het risico te hoog is, sluiten we de fabriek.Geen enkele aardappel is het waard om een mensenleven te riskeren!

Voor IT-infrastructuur, fabriekslocaties en andere CMDB-gegevens gebruikten weMindville Insight en wat aangepaste scripts in combinatie metLansweeper voor populatie.

Omdat ik thuis mijn eigen boerderij en tractoren heb, zat ik echt in mijn comfortzone bij Clarebout. Zozeer zelfs dat ik (samen met de belanghebbenden natuurlijk) besloot om Jira naar nieuwe hoogten te brengen, letterlijk. Het volgende waar ik me op ging richten was materieel zoals heftrucks en hoogwerkers.

Beheer van apparatuur

Ten eerste wilden we dat de medewerkers en externe partners de benodigde apparatuur konden huren om hun onderhoud in de faciliteit uit te voeren.

Na het kiezen van een type uitrusting, moeten huurders hun vereisten specificeren, zoals hoogte, of de uitrusting koelkastbestendige olie nodig heeft, waar ze het nodig hebben, enzovoort.

Zodra de bestelling is goedgekeurd, kan de huurder de apparatuur ophalen bij het beveiligingskantoor.

Hier wordt het pas echt leuk: alle werknemers moeten een geldig certificaat hebben om de apparatuur te bedienen. Om veilig te kunnen controleren wie een vergunning heeft om bepaalde apparatuur te bedienen, hebben we de gegevens van elke werknemer in Insight geïmporteerd. Het systeem voert vervolgens de nodige controles uit wanneer iemand een apparaat aanvraagt, en alleen als hij of zij het apparaat mag bedienen, overhandigt de beveiliging het apparaat.

Een belangrijk onderdeel van het runnen van een verhuurbedrijf is planning. Dit is waarStructure en Structure.Gantt om de hoek komen kijken. Met de Structure.Gantt app kunnen we apparatuur visualiseren, volgen en beheren in gebruiksvriendelijke Agile Gantt-diagrammen. Kortom, het geeft ons een duidelijk overzicht van welke materialen ter plaatse zijn, gereserveerd zijn of in gebruik zijn. (De afbeelding hieronder is onscherp om de privacy van onze klant te beschermen, maar geeft je toch een idee van hoe het eruit ziet).

Cool, vind je niet? Maar waarom zou je het hierbij laten?

Kapotte apparatuur melden

Afgezien van het verhuurgedeelte, staat de apparatuur van het bedrijf verspreid over het hele gebouw. En zoals met alle apparatuur, is er onderhoud nodig of soms gaat het gewoon kapot en moet het gerepareerd worden.

Gelukkig kunnen gebruikers kapotte apparatuur eenvoudig melden via Jira.

Insight stelt ons in staat om een op locatie gebaseerde selectie van apparatuur te gebruiken. De eerste stap om een kapot of beschadigd apparaat te melden is dus om te selecteren waar je precies in de fabriek bent en op basis van die locatie een beperkte lijst van heftrucks op die specifieke locatie te krijgen. Op deze manier hoeven gebruikers geen eindeloze lijsten met apparatuur door te spitten voordat ze een probleem melden. Na het selecteren van de juiste apparatuur definiëren gebruikers het probleem en geven ze aan of de apparatuur beschadigd is of alleen defect is om het ticket te voltooien.

Jira stuurt het ticket vervolgensautomatisch naar een derde partij, afhankelijk van welke storing het is: banden gaan naar een bandenbedrijf, algemene zaken naar de leverancier, accu's naar de accuspecialisten, enzovoort. MetElements Copy & Sync hebben we een linkend en een gesynchroniseerd issue gemaakt in het teams/verkopers project. Op die manier kunnen de teams of leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het repareren van een apparaat zo snel mogelijk aan de slag.

Gebruikers kunnen dus schade aan bijvoorbeeld een vorkheftruck of een gebouw melden. Maar hoe zit het met het koppelen van deze gebeurtenissen? Natuurlijk is dat een mogelijkheid, maar op een meer 'traditionele' manier dan waar je waarschijnlijk aan denkt. Gebruikers hoeven alleen maar op hun binnenlocatie te klikken en te zien welke tickets er op die locatie openstaan. Als er een beschadigde vorkheftruck is en je hebt een beschadigde poort, op dezelfde dag, op dezelfde locatie... 1+1=2. 😉

Ik hoop dat je het leuk vond om dit te lezen, want ik heb het met veel plezier geïmplementeerd!Als je wilt zien wat we nog meer met Jira hebben gedaan bij Clarebout, kun jehier altijdonze case study lezen. Geïnteresseerd welke Atlassian oplossingen we jou zouden kunnen bieden? Bekijk onze Atlassian diensten!