Naarmate 2022 dichterbij komt, wordt werken op afstand in veel sectoren langzaam de norm. IT-, marketing-, financiële en zakelijke sectoren hebben allemaal manieren gevonden om over te stappen op werken op afstand in het kielzog van de wereldwijde pandemie. Volgens Forbes verwacht 74% van de professionals in verschillende sectoren dat werken op afstand binnenkort de norm wordt, terwijl 97% van de werknemers niet terug wil naar een traditionele werkplek.

Hoewel werken op afstand voordelen heeft, kan het ook moeilijk zijn om overzicht te houden. Werken met een team op afstand is een uitdaging, niet alleen vanwege de projecten waaraan je werkt, maar ook vanwege ieders gevoel erbij te horen. Mensen kunnen zich geïsoleerd, angstig en niet gewaardeerd voelen als ze op afstand werken, en het wordt moeilijk om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden.

Het schrijven van een actieplan voor tijdmanagement kan een aantal van die zorgen uit je dagelijkse agenda halen. Met een actieplan weet je team altijd wat het moet doen en hoe om te gaan met situaties die uniek zijn voor het werken op afstand. Laten we het eens hebben over timemanagement en hoe teams op afstand kunnen profiteren van systematische planning in plaats van ad hoc te werken en er het beste van te hopen.

Voordelen van het schrijven van een actieplan voor timemanagement voor externe teams

Er zijn genoeg goede redenen om een timemanagementplan te schrijven voor je externe team. Zoals we al hebben gezegd, kan het feit dat je collega's niet in dezelfde kantoorruimte werken belastend zijn voor hun welzijn. Mensen willen erbij horen en erbij horen is moeilijk via het web.

Het is heel goed mogelijk om een Great Place to Work te creëren, zelfs als je overschakelt op beheer op afstand. Tevreden werknemers zullen positief spreken over je bedrijfscultuur en normen voor werknemersbetrokkenheid en je merk zal ervan profiteren. Hier zijn enkele goede voordelen om te overwegen met betrekking tot uw actieplan:

• Gemakkelijker en objectiever feedback delen
• Gevoel van richting en zinvol werk voor iedereen
• Minder fouten en miscommunicatie in de workflow
• Een groter gevoel van betrokkenheid en agency voor elke medewerker op afstand
• Minder tijd besteden aan het organiseren en aansturen van iedereen en meer tijd besteden aan werken
• Minder wrijving en onenigheid tussen teamleden op afstand
• Betere kwaliteit van het eindproduct en hogere klanttevredenheid

Tips voor het schrijven van een actieplan voor timemanagement

1. Weeg de opties van je platform voor teambeheer op afstand af

Het eerste punt op de agenda van je actieplan voor tijdmanagement zou het vinden van een geschikt platform voor werken op afstand moeten zijn. Proberen om je team op afstand te organiseren via instant messaging apps of e-mail zal niet goed aflopen. Het is veel te gemakkelijk om ieders prestaties uit het oog te verliezen en werk verkeerd te delegeren via deze kanalen. In plaats daarvan zijn hier een paar platforms die je zou moeten onderzoeken voor de implementatie van je actieplan:

• Slack
• Trello
• Jira / Confluence

Daarnaast helpt het gebruik van cloudopslagplatforms zoals Google Drive of Dropbox je team om projectbestanden langdurig online op te slaan. Dit maakt het makkelijker om definitieve documentatie en projectbestanden naar externe klanten te sturen zonder ze uit te nodigen op je externe werkplatform.

2. Workflow voor het bijhouden van tijd en productiviteit

Het is belangrijk dat je zorgvuldig overweegt of je je werk op afstand gaat organiseren op basis van strikte werkschema's of een flexibele workflow. Volgens Small Biz Genius werkt 40% van de mensen op afstand vanwege de inherente flexibiliteit en is 76% bereid om bij hun huidige werkgever te blijven als ze meer flexibiliteit krijgen.

Bespreek dit punt met je collega's op afstand om tot een gezamenlijke consensus te komen. Het is misschien een beter idee om KPI's en mijlpalen vast te stellen in plaats van iedereen te vragen om van 9 tot 5 online te blijven. Dit helpt niet alleen om je collega's betrokken te houden, maar geeft ze ook een gevoel van autonomie over hun werk dat anders verloren zou gaan.

3. Bepaal welke productiviteitsapps je wilt gebruiken voor werk op afstand

Het zal moeilijk zijn om je team op afstand gefocust te houden zonder de juiste apps. Organiseer een teamvergadering en bespreek hoe je iedereen kunt helpen met hun productiviteit. De makkelijkste manier om je teamleden op afstand te helpen is door een app (of apps) te kiezen die iedereen gaat gebruiken. Er zijn genoeg geweldige applicaties die kunnen helpen om achtergrondgeluiden tijdens werktijd te elimineren.

Hoewel deze tools niet strikt zakelijk zijn, zijn ze geweldig voor werk op afstand. Ze kunnen je collega's helpen om afleiding om hen heen te elimineren terwijl ze werken en hen helpen om grip te krijgen op hun dagelijkse routines.

4. Organiseer vergaderingen en check-ins op basis van ieders vrije tijd

Zoals we al hebben gezegd, is het het beste om een flexibel werkschema te hanteren voor je team op afstand en je te richten op een workflow op basis van mijlpalen. Dit opent de deur voor je om regelmatig vergaderingen en check-ins te organiseren zonder vast te houden aan een strikt werkschema. Deze vergaderingen kunnen dienen als referentiepunten tijdens de projectontwikkeling.

Iedereen kan zijn voortgangsrapporten delen en waar hij aan heeft gewerkt sinds de laatste vergadering, maar ook feedback geven aan anderen. Je kunt je vergaderingen indelen in verplichte en secundaire vergaderingen op basis van de agenda die je in elke vergadering gaat bespreken. Vergeet niet om deze op te nemen in je actieplan om ervoor te zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van de huidige voortgang van het project en hoe verder te gaan.

5. Maak tijd voor individuele videogesprekken en coaching

Zodra je het actieplan van je team op afstand onder de knie hebt, moet je ook aandacht besteden aan hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. Veel mensen worden ontevreden en raken gedesassocieerd met hun externe teams zonder enige coaching en geruststelling. Neem contact op met iedereen in je team en organiseer een een-op-eengesprek om hun professionele reis te bespreken en hoe je ze kunt helpen.

Als je jonge werknemers of pas afgestudeerde studenten aan boord hebt, is het nog belangrijker om dit te doen. Studenten die ook aan een schrijfopdracht werken terwijl ze in dienst zijn, kunnen een beroep doen op professionele scriptieschrijvers online om hun tijd vrij te maken. Terwijl professionele schrijvers hen kunnen helpen via een betrouwbare schrijfservice, moet jij ook jouw steentje bijdragen als hun teamleider of projectmanager. Dit zal een enorm positief effect hebben op ieders gevoel van betrokkenheid en agency ten opzichte van het werk dat je op afstand doet.

6. Neem teambuilding- en bindingsactiviteiten op in het actieplan

Als het gaat om informele ontwikkeling, zullen je werknemers zich welkom en geaccepteerd willen voelen, ondanks de werkomstandigheden op afstand. Dit kan geregeld worden in de vorm van teambuildingoefeningen, gezamenlijke lunchuren en bindingsactiviteiten. Bespreek het met je team en zoek verschillende activiteiten die iedereen graag samen wil doen.

Zelfs filmavonden of online videospelletjes zijn mogelijk om je collega's samen te brengen. De enige regel die je moet volgen is dat je werkpraat buiten deze activiteiten houdt. Probeer je collega's te leren kennen, wat hun passies en doelen zijn en hoe jij ze kunt helpen bereiken. Zodra je weer in de "werkmodus" zit, zullen mensen elkaar veel meer waarderen dan wanneer ze alleen maar over werk met elkaar praten.

Tijdsbeheer in eigen handen nemen (conclusie)

Tijd is een eindige bron - vooral in de bedrijfssector. Neem het tijdbeheer van je team op afstand in handen door een uitvoerbaar workflowplan te introduceren. Het actieplan dat je maakt moet dagelijks worden gebruikt en mag niet worden vergeten door iedereen in je team.

Praat met je team en stel vooraf normen op voor werken op afstand, zodat iedereen kan profiteren van een productievere en meer teamgerichte omgeving. Pas je actieplan gaandeweg aan en je team op afstand zal floreren ondanks de schijnbare afstand tussen jullie.

Jessica Fender is een HR-specialist met een lange geschiedenis in het adviseren van zowel organisaties als werkzoekenden. Ze is ook redacteur bij Customessaywritingnow.