Communicatie is de sleutel

Wanneer je niet fysiek in staat bent om contact te maken met anderen, wordt communicatie in verschillende vormen en via verschillende kanalen nog belangrijker dan het al was. Hier zijn een paar manieren waarop we onze communicatie maximaliseren als we op afstand werken.

• Een duidelijk beeld krijgen van detaken van je team, wie waaraan werkt en wat de prioriteiten en deadlines zijn. Dit geeft duidelijkheid over wat er in het team gebeurt. Je kunt tijdregistratie-elementen toevoegen om statistische en grafische dashboards te maken. Zorg ervoor dat de taken altijd up-to-date zijn!
• Organiseer regelmatigteamvergaderingen waarin elk teamlid op elk moment van de week onderwerpen kan toevoegen. Stel enkele tijdslimieten per onderwerp, probeer voorbereid te zijn op je onderwerp (met een voorstel of duidelijke contextverklaring met een rondetafelgesprek).
• Begin elke ochtend met eenstand-up meeting waarin je bespreekt wat je de vorige dag hebt gedaan, wat je vandaag gaat doen en of je problemen bent tegengekomen. Een stand-up duurt meestal maar 10 tot 15 minuten en helpt jou en je team te communiceren en zich verbonden te voelen. Als je kunt, kun je verwijzen naar een taak die op het takenbord is gezet.

• Houdretrospectieve vergaderingen op afstand. Deze worden meestal gehouden met behulp van een videoconferentietool en hebben als doel het team te laten nadenken over het werk dat is gedaan en te bepalen hoe ze die kennis kunnen gebruiken om verder te gaan. Het is een geweldige manier om je successen te herhalen en te leren van je mislukkingen. Retrospectieve vergaderingen zijn, net als stand-ups, een manier voor jou en je team om met elkaar in contact te komen. Als je op afstand werkt, kun je door de camera op je laptop of smartphone aan te zetten op een meer realistische manier op elkaar reageren.
• Omdat mensen minder fysiek bij elkaar zijn, is het belangrijk om degezondheid van jeteam te meten en een goed gevoel te krijgen van het algehele welzijn van het team. Vergeet niet dat veel communicatie meer van punt tot punt zal verlopen en minder in groepen. Denk samen na over de resultaten en stel actiepunten vast waaraan je de komende tijd kunt werken.
• Je kunt eventueel een'stand-down' vergadering toevoegen om iedereen wat tijd te geven om na te denken over de dag en de uitdagingen die zich voordeden. Dit zorgt ervoor dat die uitdagingen de volgende dag niet zomaar vergeten zijn.
• Neem de tijd omindividueel met teamledente praten via videogesprekken, en niet alleen via gewone chat. Dit geldt vooral als je een teamcoach of manager bent en samen met je teamleden werkt aan korte- en langetermijndoelstellingen. Geef ze regelmatig feedback en schrijf ze samen op. Dit zal helpen om transparant te zijn en duidelijke verwachtingen te stellen.
• Open eenteamkanaal voor serieuze gesprekken, maar ook voor de lol. Het kan interessant zijn voor het hele team om je hardop te horen reflecteren als je een e-mail schrijft of met iemand anders aan het chatten bent. Immers, als je naast elkaar werkt in een kantoorsetting, zijn er meestal veel luchtige gesprekken en gelegenheden om te lachen.

Bovenstaande tips gelden vooral als je contact houdt met je teamleden. Maar teamleden zijn niet de enigen met wie je contact moet houden.

• Wanneerje communiceert met klanten in projecten, laat hen dan nauw samenwerken aan je takenbord,visuele projectdashboards en samengestelde statistieken. Dit zorgt voor transparantie voor iedereen die deel uitmaakt van het project. Neem daarnaast wat extra tijd om samen na te denken over de status van het project.
• Wanneer ucommuniceert met eindgebruikers in supportdesks, voorzie hen dan van een duidelijke helpdesk die alle vragen en incidenten stroomlijnt om eenvoudiger ondersteuning te bieden. Zowel uw eindgebruikers als de medewerkers van de helpdesk hebben baat bij één enkel communicatiekanaal.
• Bij softwareontwikkelingsprojecten moeten technieken als event storming, story mapping, pair programming, mob programming, sprint of wekelijkse demo's, story kick-off, epic kick-off, sprintplanning, story writing, epic writing en nog veel meer in detail worden toegepast om de juiste communicatie te bevorderen en verspilling te voorkomen. Al deze technieken kunnen ook worden toegepast als je op afstand werkt. Kijk hieronder voor enkele tips over de juiste tools!
• Bouw en toon het broodnodigedashboard om duidelijke inzichten te geven in systeembeschikbaarheid, waarschuwingen, team-, project- of bedrijfsprestaties
• Zendmanagementcommunicatie transparant en frequent uit. Het contact met je management kan afstandelijker worden dan ooit, dus doe het vaker en niet alleen via sms maar ook via video.

Maar het belangrijkste:pas continue verbetering toe op alle bovenstaande punten. Sommige werken misschien in jouw context, andere misschien niet. Of er kunnen nieuwe elementen opduiken die specifiek zijn voor jouw concrete situatie. Laat je communicatiepraktijken daarom evolueren. Er is geen eindstadium dat je kunt bereiken, en er is altijd ruimte voor verbetering!

Hulpmiddelen zijn secundair

Communicatie is essentieel, maar je hebt de hulpmiddelen nodig om die communicatie te vergemakkelijken. Hieronder vind je een aantal hulpmiddelen die we in de loop der tijd zijn gaan gebruiken.

Taakborden

We gebruiken de tools van Atlassian nu al meer dan 10 jaar, dus we zijn eraan gewend geraakt om al ons werk te definiëren in taken inAtlassian Jira en de bijbehorende marktplaats-apps. Niet alleen voor onze softwareprocessen, maar ook voor HR, wagenparkbeheer, marketing, financiën, juridisch, projectbeheer, logistiek, intern, helpdesks enzovoort. Enkele van onze meest gebruikte apps zijn Tempo, EazyBI, Structure, Portfolio, Dataplane, Insight en nog veel meer.

Retrospectieve vergaderingen

Er zijn heel wat tools beschikbaar voor retrospectieve vergaderingen op afstand. Bij ACA geven we de voorkeur aanTeamRetro. De tool ondersteunt verschillende formaten voor retrospectieve vergaderingen, maar de meeste zijn vrij standaard. Als je meer ongebruikelijke indelingen voor je retrospectieve vergaderingen wilt, zul je elders moeten zoeken. Je kunt je aanmelden voor een gratis proefversie van 30 dagen.

Whiteboards

Whiteboards zijn gemakkelijk te gebruiken in een face-to-face omgeving, maar het is een ander verhaal om dat online te doen. Gelukkig kun je inZoom gemakkelijk interactieve whiteboards maken. Start een Zoom videogesprek, deel je scherm met andere deelnemers en selecteer 'Whiteboard'. Klik vervolgens op 'Aantekenen' en je kunt beginnen met tekenen en schrijven! Het whiteboard is interactief voor alle deelnemers aan de vergadering. Daarna kun je het whiteboard eenvoudig opslaan door op de knop 'Opslaan' te klikken.

Miro is een andere tool die we kunnen aanbevelen als het gaat om whiteboards. Met Miro kun je whiteboards maken en erop samenwerken, maar je kunt ze ook delen. Bovendien bevat Miro een hulpmiddel voor mindmapping.

EenGoogle JamBoard kan je ook op weg helpen om samen te werken met collega-teamleden.

Videoconferenties

Voor alle vormen van videosamenwerking is zoom.us onze favoriete tool. Het biedt de mogelijkheid om tot 49 mensen samen te brengen in één gesprek, schermen en presentaties te delen, samen te werken, controle door te geven en de chatopties geven een enorme flexibiliteit bij het samenwerken. Tot slot is de opname-optie behoorlijk krachtig, waardoor het eenvoudig is om een sessie te delen met mensen die niet aanwezig konden zijn.

Chatten

Bij het organiseren of faciliteren van werk op afstand is de mogelijkheid om samen te werken cruciaal. Er zijn een aantal tools die je hierbij kunnen helpen.Slack is een bekende chatapplicatie die we gebruiken om onze teams te helpen communiceren. Je kunt direct chatten, in teams of onderwerpgericht. Bovendien kunnen mensen kiezen welke kanalen ze willen volgen.

Beheer van inhoud

Confluence is een geweldig hulpmiddel om teams te helpen hun werk te organiseren en samen te werken. Confluence is vooral geweldig als je op afstand werkt omdat het ook aanzet tot conversatie: het moedigt iedereen aan om mededelingen te delen, de bedrijfscultuur te versterken en direct feedback te geven/krijgen. Plus de functies voor gezamenlijk bewerken zijn echt krachtig, probeer ze uit! Confluence dient ook als ons belangrijkste kanaal voor interne blog posts en het verspreiden van informatie door de organisatie.

Daarnaast maken we veel gebruik vanGoogle Apps voor hun co-creatie functionaliteiten. Bijvoorbeeld Google Documenten bij het maken van blogposts zoals deze of Google slides bij het voorbereiden en delen van presentaties.

DevOps

We combineren tools en technieken zoalsBitBucket,Jenkins en Jira om iedereen op dezelfde manier te laten werken (testen, coderen, valideren, pull request) zodat het overdragen en vrijgeven van werk op dezelfde manier gebeurt als bij veel open source projecten (aangezien die vaak ook werken met mensen op afstand en in verschillende tijdzones).

Hoe zit het met prestaties?

P = f(p,e). Prestaties zijn een functie van een persoon en zijn omgeving.

Is werken op afstand meer of minder productief voor iemand? Vaak betekent werken op afstand dat je productiever bent omdat je minder onderbroken wordt. Dit zijn echter ongekende tijden, dus het is niet eerlijk om op dit moment een vergelijking te maken. We zijn maar mensen en worden overweldigd door het nieuws, de huidige situatie en alle persoonlijke gevoelens die onze geest kunnen bezighouden en ons kunnen afleiden.

Ongeacht dat aspect zijn hier enkele tips die van toepassing kunnen zijn als je thuiswerkt:

• Gun jezelf wat frisse lucht en sta van tijd tot tijd op voor een korte pauze. Een rustigere omgeving en een serieuze achterstand kunnen je bronnen sneller uitputten dan normaal.
• Structureel of gedurende een langere periode kan werken op afstand een gevoel van eenzaamheid geven of minder interactief zijn. Aarzel niet om je geest even vrij te maken door met je familie, huisdieren of huisgenoten te praten.
• Neem af en toe een stapje terug en denk na over de volgende dingen die je moet doen. Technieken als Getting Things Done(GTD van David Allen) kunnen hierbij helpen.
• Maak duidelijke afspraken over werktijden en eindig je werkdag zoals je normaal zou doen om werk en privé gescheiden te houden.
• Zorg voor een rustige en goed verlichte ruimte met een comfortabel bureau en stoel, en eventueel een tweede beeldscherm. Houd deze ruimte schoon en georganiseerd. Een uitzicht naar buiten zorgt altijd voor de broodnodige afleiding van je computerscherm.

Enkele laatste tips

• Gebruikthreads in plaats van nieuwe chatlijnen in chatapps om eindeloos scrollen in kanalen te voorkomen.
• Bevorder het gebruik van samen bewerken, het werkt echt en is veel leuker om te doen!
• Als je problemen hebt met je videofeeds, controleer dan de uploadsnelheid van je internetprovider en mogelijk uitgebreid gebruik van gezinsleden op hetzelfde moment, zoals Netflix en YouTube.
• Stel een aangepaste achtergrond in voor videochats om je videofeed op te fleuren en een glimlach op het gezicht van je teamleden te toveren.
• Houd videogesprekken met je team zonder een bepaald doel, gewoon om te chatten en te werken alsof je nog steeds naast elkaar zit.

Enkele externe referenties die ook goede informatie bevatten:

• Atlassian tips voor werken op afstand
• Tips voor het managen van prestaties op afstand
• Time magazine: Het is moeilijk om werk op afstand echt te laten werken
• Hoe te pivoteren naar werken op afstand tijdens de noodsituatie met het coronavirus
• FDN: versoepelde eisen voor telewerken tijdens de verspreiding van het coronavirus
• Atlassian tips voor thuiswerken
• Trello's blog posts over werken op afstand