30 november 2023 was een langverwachte dag voor tal van ACA-medewerkers. Want op Ship-IT Day gingen negen teams van ACA-teamleden, al dan niet aangevuld met klantexperts, aan de slag met het creëren van inventieve oplossingen voor uitdagingen van klanten of voor ACA Group zelf. De hackathon bleek zowel inspirerend als productief, met aan het eind een verdiende winnaar!
De sfeer in het ACA-kantoor in Hasselt was vanaf het eerste moment zinderend. Acht van de negen projectteams waren hier gestationeerd. Tijdens het koffiekoekenontbijt voelde je meteen dat het een buitengewone dag ging worden. Er was een voelbaar gevoel van opwinding onder de projectteamleden en een verlangen om de complexe uitdagingen die voor ons lagen aan te gaan.
Na het ontbijt zwermden de acht projectteams uit naar hun werkomgeving voor die dag. Het negende team nam deel in het ACA-kantoor in Leuven. We zetten de teams hier op een rijtje:
Als je meer wilt weten over de omvang van de verschillende projectteams, lees dan ons eerste blogartikel Ship-IT Day 2023: alle projecten op een rij.
Vlak voor de middag vroegen we ons af hoe de teams waren begonnen en hoe hun werk zich ontwikkelde. En dus gingen we snel een kijkje nemen... 👀
"Na een korte kick-off meeting met de klant hebben we de taken verdeeld en zijn we direct aan de slag gegaan," vertelt Bernd Van Velsen. "De sfeer is geweldig en aan het einde van de dag hopen we een resultaat te presenteren dat de klant inspireert. In het beste geval kunnen we straks AI-tools inzetten in een echt klantproject met als doel de vele data van de klant optimaler te benutten."
"De Ship-IT Day is een jaarlijkse traditie waar ik graag aan deelneem", zegt Bernd. "Niet alleen omdat het geweldig is om samen te werken met collega's van andere afdelingen, maar ook omdat het super leerzaam is."
"We willen aantonen dat we in een bestaande omgeving kliktests in de frontend kunnen uitvoeren en controleren of alles goed samenwerkt," zegt Stef Noten. "Op dit moment kunnen we de nodige testen lokaal uitvoeren, dus we liggen goed op schema. De volgende stap is om dit ook in onze build pipeline te laten werken. Aan het einde van de dag hopen we dat we de tests handmatig of gepland kunnen uitvoeren op de nieuwste versie van de backend en frontend."
De leden van dit projectteam zijn allemaal vrij recent begonnen bij ACA. En dat is precies wat hen samenbracht, want hun doel was om een platform te ontwikkelen dat het onboardingproces voor nieuwe medewerkers efficiënter en leuker maakt.
Dieter Vennekens deelde zijn enthousiasme met ons: "We zijn begonnen met een brainstormsessie om de eisen en doelen van het platform te definiëren. Vervolgens hebben we deze bekeken met de belangrijkste gebruikers om er zeker van te zijn dat het eindproduct overeenkomt met hun verwachtingen. Ons doel is om voor de lunch de basisstructuur vast te stellen, zodat we ons 's middags intensief kunnen richten op ontwikkeling en styling. Aan het einde van de dag is ons doel om een functioneel prototype te onthullen. Dit project dient als een kans om de mogelijkheden van Low-Code te laten zien."
Toen we de vergaderruimte binnenkwamen, vonden we het projectteam verdiept in hun werk, en Katrien Gistelinck gaf een beknopte uitleg over hun bedrijf. Katrien Gistelinck gaf een beknopte uitleg over hun business. "Ons project is in essentie opgedeeld in twee aspecten. Ten eerste willen we een automatische transcriptie en samenvatting van een gesprek ontwikkelen. Tegelijkertijd werken we aan het live nasynchroniseren van een gesprek, hoewel we onzeker zijn over de haalbaarheid van dat laatste binnen een dag. Het is misschien een beetje ambitieus, maar we zijn vastbesloten om het te proberen."
Ze vervolgt: "Vanochtend hebben we ons gericht op het definiëren van de gebruikersstroom en het selecteren van de tools die we gaan gebruiken. Op dit moment worden er meerdere taken tegelijkertijd uitgevoerd, waarbij zowel de UI als de backend componenten worden aangepakt."
Dit team, bestaande uit zes medewerkers van Publiq en drie van ACA, hield een kennismakingsronde gevolgd door een bespreking van de projectaanpak op het whiteboard. Daarna verdeelden ze de taken onder elkaar.
Peter Jans: "Iedereen werkt ijverig aan de toegewezen taken en we communiceren voortdurend. De sfeer is positief en we hebben zelfs een groepsfoto gemaakt! Een hele dag samenwerken met de klant aan een oplossing voor een specifieke uitdaging geeft energie."
"Aan het einde van de dag is ons doel om een functionele demo te presenteren die de AI en ML (Machine Learning) verwerking van een e-mailbijlage laat zien, gevolgd door het uploaden van de gegevens naar de UIT database. Het resultaat zou toegankelijk moeten zijn op uitinvlaanderen.be." Peter voegt er optimistisch aan toe: "We mikken op de winst." That's the spirit, Peter!
Bij onze aankomst was het SMOCS-team diep in hun besprekingen verdiept, waardoor we aarzelden om te onderbreken. Uiteindelijk namen ze toch de tijd om op onze vragen in te gaan en de sfeer was zonder twijfel positief.
"We begonnen het proces met een korte brainstormsessie op het whiteboard. Nadat we onze prioriteiten hadden vastgesteld, hebben we de taken dienovereenkomstig verdeeld. Op dit moment liggen we op schema: de ontwerpfase is grotendeels afgerond en er is aanzienlijke vooruitgang geboekt met de API. We voeren elk uur een statuscontrole uit en sturen waar nodig bij," deelden ze.
"Ons doel is om aan het einde van de dag een eerste versie van SMOCS te laten zien, compleet met een dashboard dat een uitgebreid overzicht biedt van de verzonden verzoeken samen met de bijbehorende antwoorden die we kunnen aanpassen. Daarnaast hebben we goede hoop dat het aangepaste antwoord ook te zien zal zijn in de applicatie voor de eindgebruiker."
Dit projectteam wil een basisarchitectuur opzetten die toepasbaar is op soortgelijke projecten die vaak gericht zijn op het verzamelen en verwerken van gegevens. Op dit moment beginnen klanten projecten meestal vanaf nul, terwijl veel bouwstenen hergebruikt zouden kunnen worden via platform engineering en samenstelbare data.
"Hoewel de tijd erg snel vliegt, hebben we al veel goede ideeën verzameld", zegt Christopher Scheerlinck. "Wat willen we later presenteren? Een heel complex schema dat niemand begrijpt (lacht). Nee, we willen onze concepten voor het realiseren van een herbruikbare architectuur laten zien, die we later aan de klant kunnen voorleggen. Aangezien we geen demo kunnen geven die vergelijkbaar is met die van andere teams, hebben we ons al neergelegd bij de kans dat we tweede worden!"
Dit team was misschien wel het kleinste van allemaal, maar vlak voor de middag was er al veel werk verzet. "Vanochtend hadden we eerst een korte vergadering met de klant om hun verwachtingen te bespreken," legt Remco Goyvaerts uit. "Daarna hebben we de prioritaire taken geïdentificeerd en zijn we allebei snel aan de slag gegaan. Het doel is om een virtuele collega te ontwikkelen die gevoed kan worden met nieuwe informatie op basis van AI en ML. Deze virtuele collega kan nieuwe medewerkers helpen om bepaalde informatie te vinden zonder dat ze andere medewerkers hoeven te storen. Ik weet zeker dat we iets moois kunnen laten zien, dus op dit moment is de stress goed onder controle."
Chatbottechnologie wordt steeds populairder. Remco ziet dit Ship-IT project als de ideale gelegenheid om meer te leren over toepassingen met een langetermijngeheugen. "De Ship-It Day is een fantastisch initiatief", zegt Remco. "Het is heerlijk om de kans te krijgen om los te komen van de routinematige werkstructuur en innovatieve ideeën te verkennen."
De klant die bij dit project betrokken is, verwerkt jaarlijks 50.000 facturen in verschillende talen. Het doel is om accurate informatie uit deze facturen te halen, deze te vertalen naar de juiste taal en om te zetten in een formaat dat gemakkelijk te hanteren is voor de klant.
"Hoewel we vrij laat zijn begonnen, hebben we al grote vooruitgang geboekt," merkt Bram Meerten op. "We kunnen de factuur nu al naar Azure sturen, die er redelijk goed de nodige gegevens uithaalt. Vervolgens sturen we die data door naar ChatGPT, wat mooie resultaten oplevert. Onze focus ligt nu op het visualiseren in een frontend. De volgende fase is het implementeren van extra controles en oplossingen voor regelinformatie die niet goed wordt verwerkt."
Bram is enthousiast over het concept van de Ship-IT Day: "Het is leuk om 's ochtends vanaf nul te beginnen en aan het eind van de dag een functionele oplossing te presenteren. Hoewel het misschien niet helemaal af is, zal het zeker een mooi prototype zijn."
Om 17.00 uur was het zover...
Elk team kreeg de kans om hun prestaties te laten zien in een pitch van 5 minuten, gevolgd door een stemronde waarbij alle aanwezigen hun favoriet konden kiezen. Alle teams presenteerden met succes een functioneel prototype dat de uitdagingen van hun klant aanpakte.
Het SMOCS team slaagde er misschien niet in om hun oplossing te visualiseren, maar introduceerde wel aanvullende zakelijke ideeën met de SMOCintosh en het SMOCS-to-go voedselconcept. Deze ideeën haalden echter net niet de overwinning.
In een spannende finale kwam het team dat werkte aan het onboarding platform voor ACA als winnaar uit de bus! Onder de naam NACA (New at ACA) presenteerden ze een indrukwekkend prototype van het onboardingplatform, waar werknemers geleidelijk een raket bouwen terwijl ze hun onboardingproces doorlopen. Niet alleen de functionaliteit was opmerkelijk, maar ook de gebruikersinterface kreeg veel lof.
Gefeliciteerd aan de welverdiende winnaars! Veel plezier met jullie shopping- en dinercheques. 🤩
Tot volgend jaar!