In theorie zouden we ons moeten richten op de ongelezen e-mails die zijn binnengekomen sinds de laatste keer dat we onze inbox hebben gecontroleerd. Maar als mensen worden onze ogen soms getrokken naar de rode e-mails, de e-mails die we al hebben afgehandeld en moeten vergeten, waardoor we onze focus verliezen en afgeleid raken. Een recent onderzoek heeft aangetoond dat het gemiddeld 64 seconden duurt voordat we weer op het juiste spoor zitten. Met andere woorden, een van de belangrijkste voordelen van Inbox Zero is dat je bij elke nieuwe e-mail die binnenkomt niet wordt afgeleid door een werveling van eerdere berichten. Die afleiding maakt je niet alleen minder productief, maar zorgt er ook voor dat je meer onzorgvuldige fouten maakt.
De hele Inbox Zero-methode is gebaseerd op het idee dat alle ontvangen e-mails grofweg in drie categorieën vallen.
Hoewel ik voor deze blog Gmail gebruik, werkt Inbox Zero ook met de meeste andere e-mail service providers zoals Outlook. Laten we beginnen!
Eerst ga je naar je Gmail-instellingen in de rechterbovenhoek en klik je op 'Alle instellingen bekijken'. Ga dan naar het tabblad Geavanceerd en schakel 'automatisch doorsturen' in en klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Je wordt doorgestuurd naar het hoofdscherm. Laten we meteen teruggaan naar 'Alle instellingen bekijken'. En deze keer ga je naar het tabblad Algemeen, ga je naar 'auto-vooruitgang' en zorg je ervoor dat de optie Volgende nieuwere conversatie hier is geselecteerd. Ga ook naar Toetsenbordsnelkoppelingen en zorg ervoor dat het keuzerondje 'Toetsenbordsnelkoppelingen' is geselecteerd. Klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Ga nu terug naar onze instellingen door op 'Alle instellingen bekijken' te klikken. Ga deze keer naar het tabblad Labels en maak vier verschillende labels aan.
Om de volgende stap te laten werken, moet u precies volgen wat ik hierboven heb beschreven. Maak je geen zorgen als je meer wilt aanpassen; je kunt de labels later altijd nog aanpassen.
Ga nu naar het tabblad Postvak IN. En in plaats van de standaard inbox, gaan we nu over op meerdere inboxen. Eerst typt u voor de zoekopdracht in sectie één "l:follow-up" en de sectienaam is "Actie-items". Sectie twee is "l:waiting" en de sectienaam is "Awaiting Reply". Sectie drie is "l:read-later" en de sectienaam is "Read Through Later".
Zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, bewaren we het kalenderlabel voor iets later. Daar komen we nog op terug. Maar voor nu
Zodra je deze aanpassingen hebt gemaakt en alle wijzigingen hebt opgeslagen, zou je terug moeten gaan naar het hoofdscherm van je inbox. Tot nu toe is er niets geks gebeurd. Aan de rechterkant zijn drie lege secties verschenen.
Maar hier wordt het spannend. Dus laten we zeggen dat aan het begin van een typische werkdag, het eerste wat ik doe is door mijn e-mails gaan en ze sorteren op type, te beginnen helemaal onderaan hier.
De eerste e-mail lijkt me interessant en wil ik later misschien nog eens bekijken.
Dus typ ik eerst "V" op mijn toetsenbord voor label en begin met "later lezen" in te typen. En zodra de optie verschijnt, druk je op "Enter" om het label "Later lezen" toe te passen. Omdat we de functie voor automatisch doorsturen hebben ingeschakeld, gaan we, zodra we de huidige e-mail verplaatsen, naar de eerstvolgende nieuwere e-mail in de lijst, wat ons veel tijd bespaart.
De volgende e-mail lijkt een e-mail te zijn waar ik geen actie op hoef te ondernemen. Ik kan hem dus meteen archiveren door op "E" te drukken.
Een ander voorbeeld is een e-mail die naar een grote e-mailgroep is gestuurd die mij niet direct aangaat. Deze kan ik direct archiveren. Maar hier is een tip: je kunt op "M" drukken om te dempen. Dit maakt het mogelijk dat als andere mensen antwoorden op deze e-mailketen, je geen melding krijgt tenzij het rechtstreeks naar jou wordt gestuurd. Dus ik druk hier op "M" in plaats van "E" en die e-mail wordt gedempt en gearchiveerd.
De volgende e-mail vereist actie van mijn kant. Dus ik druk op "V" voor label en begin "follow-up" te typen. Druk op "enter" zodra het opvolgingslabel verschijnt en boem, ik heb het opvolgingslabel op deze e-mail toegepast.
Zo ziet mijn inbox er nu uit. De hoofdinbox heeft nul e-mails en al je actiepunten en doorgelezen e-mails zijn naar rechts verschoven omdat je de labels hebt toegepast en die e-mails hebt gearchiveerd.
We kunnen dit er visueel aantrekkelijker laten uitzien door wat kleurcodering toe te passen. Als je op het label "opvolgen" klikt, voeg ik hier graag de rode kleur aan toe, groen voor "later lezen" en geel voor wachten. Natuurlijk ben je vrij om je eigen kleuren voor labels te kiezen.
Nog een kleine tip. Als je naar een van deze e-mails gaat, laten we zeggen dat ik net op een groot project heb geklikt. En ik wil terug naar het hoofdscherm van mijn inbox zonder op het tabblad inbox te hoeven klikken, dan kun je "G" en "I" intypen, wat staat voor ga naar inbox. En je wordt teruggebracht naar het hoofdinboxscherm met een vernieuwde inbox. Het idee is dat je hoofd-inbox nu schoon is. Je kunt je aandacht richten op de vervolgacties die je al gelabeld hebt en je vrije tijd besteden aan het doornemen van de doorgelezen e-mails.
Sommigen van jullie vragen zich misschien af waarom de wachtende inbox nog steeds leeg is. In deze inbox plaatsen we de e-mails waarbij iemand anders actie moet ondernemen, maar jij nog steeds verantwoordelijk bent voor het resultaat. Je stelt bijvoorbeeld een rapport op en wacht op gegevens die je collega je stuurt. In dat geval schrijf je een e-mail waarin je om de gegevens vraagt. Je drukt op "C" om de e-mail op te stellen en op "Command + Enter" om hem te versturen. De meer handmatige manier om het label "wachtend" te gebruiken is door naar je map met verzonden e-mails te gaan. Klik op de e-mail die je net hebt verzonden. En je drukt op "L" voor label en typt "waiting" in. Klik op "enter", en je past het wachtlabel toe, en je drukt op "G" en "I". Daarna ga je terug naar je hoofdscherm. Wacht even en je zult zien dat je verzonden e-mail nu is verschenen in de inbox in afwachting van antwoord. Dit herinnert je er dus aan om de andere persoon te achtervolgen voor die informatie die hij of zij al een paar dagen niet heeft beantwoord.
Een andere kleine hack die je leven een stuk makkelijker kan maken heeft te maken met agenda-uitnodigingen. Als je iemand een agenda-uitnodiging stuurt met Google Agenda en hij of zij accepteert, krijg je standaard een melding dat de ander je agenda-uitnodiging heeft geaccepteerd. Als je erover nadenkt, hoef je niet te weten of iemand de uitnodiging heeft geaccepteerd. Je moet alleen weten of iemand je agenda-uitnodiging heeft afgewezen zodat je een nieuwe afspraak kunt maken. Dus daar is een filter voor, je kunt een filter maken met de volgende eigenschappen:
Als je nu een uitnodiging verstuurt, wordt die acceptmelding standaard gearchiveerd en overgeslagen in je hoofdinbox, zodat je die niet hoeft te zien.
Hoe kun je dit allemaal toepassen op je inbox? Je hebt misschien wel honderden, zo niet duizenden, niet-gearchiveerde e-mails. Dus mijn advies is om drie tot vier weken terug te gaan en je e-mails te labelen op de manier die ik hierboven heb beschreven. Dan komt het enge gedeelte. Je wilt al je e-mails in je primaire inbox selecteren, alle conversaties selecteren en op archiveren klikken. Maak je geen zorgen, want archiveren betekent niet verwijderen. Het betekent gewoon dat ze weg zijn uit je primaire inbox. Je kunt die e-mails altijd terugvinden in je map met alle e-mail.
Nu je je Postvak IN efficiënter hebt ingesteld, kun je altijd contact met ons opnemen als je vragen hebt. Als je hulp wilt bij het opzetten en organiseren van een productief e-mailsysteem, help ik je graag!
Maar voor nu kun je genieten van een schone lei door deze technieken te gebruiken, zodat je de volgende keer als iemand vraagt: "Hoe krijg ik mijn Postvak IN op nul?" gewoon kunt zeggen: "Ik heb het onder controle."