Hoe schrijf je een managementsamenvatting voor voorstellen in IT?

Je managementsamenvatting structureren

Er zijn talloze manieren om je managementsamenvatting te structureren en iedereen heeft er een andere mening over. In de praktijk maakt het echter niet zoveel uit. Zolang je managementsamenvatting de volgende hoofdonderdelen bevat, zit je goed.

1. Speel de doelstellingen van de klant, de belangrijkste vereisten en de voordelen die ze met het project zullen behalen, na. Dit laat zien dat je hun bedrijf en hun behoeften begrijpt.
2. Beschrijf de kenmerken van een succesvolle oplossing en de leverancier van die oplossing, dit laatste natuurlijk in jouw voordeel. Het is een geweldige manier om valkuilen te zetten voor de concurrentie en tegelijkertijd te laten zien dat je bekwaam bent.
3. Geef een overzicht van je aanbod. Niet zo toevallig voldoet het aan alles wat nodig is voor succes. 🙂
4. Introduceer je voorstelstrategie. Zorg ervoor dat de lezer begrijpt waarom hij jou moet kiezen en niet de concurrentie en introduceer elk van je thema's: de drie of vier belangrijkste boodschappen die je de potentiële koper wilt laten onthouden van je zakelijke voorstel.
5. Sluit af met een korte samenvatting van de volgende stappen zoals jij die ziet, bijv. hoe je team ernaar uitkijkt om van het project een succes te maken en dat je [datum] vrijhoudt in je agenda om persoonlijk je aanpak en de voordelen ervan toe te lichten.

Je kunt deze structuur gemakkelijk van tevoren al opschrijven en dan gewoon de lege plekken invullen. Dit helpt ook als je wilt dat anderen een bijdrage leveren. Niemand begint graag van nul en de meeste mensen van wie verwacht wordt dat ze een bijdrage leveren, stellen het zo lang mogelijk uit of doen het gewoon niet. Dus de beste manier om bijdragers op tijd en met een kwalitatief antwoord te krijgen, is door al een structuur aan te bieden die ze alleen maar hoeven in te vullen.

De lengte van je managementsamenvatting

Het is een vraag die veel mensen stellen: "Hoe lang moet mijn managementsamenvatting zijn?". De belangrijkste overweging is dat je de aandacht van je lezer snel moet trekken. Als je het mij vraagt, vertaalt zich dat niet noodzakelijk naar hoe lang je managementsamenvatting mag zijn. Als die 5 pagina's goed geschreven zijn, maakt het niet uit dat het 5 pagina's zijn in plaats van de gebruikelijke 1 of 2. Maak je managementsamenvatting echter niet te lang .

Maak je managementsamenvatting echter niet langer dan nodig is. Een korte tekst zal altijd makkelijker te verteren zijn dan een langere, en er is minder kans dat je de aandacht van de lezer verliest.

Wanneer moet je je managementsamenvatting schrijven?

Een andere vraag die ik keer op keer hoor. Wanneer moet je je managementsamenvatting schrijven, voor of na het schrijven van de rest van het voorstel?

Sommige mensen vinden dat je een managementsamenvatting moet schrijven nadat je de rest van het voorstel hebt voorbereid. Deze aanpak geeft je de kans om eerst de doelstellingen en de oplossingen door te nemen, zodat je een beter idee hebt van wat je wilt zeggen en hoe je dat wilt zeggen in de managementsamenvatting. Een ander voordeel is dat als je oplossing is veranderd sinds je met het voorstel bent begonnen, het makkelijk is om je managementsamenvatting aan te passen aan deze veranderingen.

Andere mensen vinden dat je eerst de managementsamenvatting moet schrijven, omdat het je helpt je concept te schetsen en je gedachten te ordenen voor het hele voorstel. Het eerst schrijven van de managementsamenvatting is ook een manier om leden van je team te begeleiden die delen van het voorstel moeten voorbereiden.

Voor een managementsamenvatting in de IT-sector stel ik voor dat je een beetje van beide benaderingen kiest. Stel je managementsamenvatting vroeg in het proces op, nadat jij en je team hebben besloten wat de ideale oplossing voor de klant zou zijn, maar voordat je het hele voorstel hebt uitgeschreven. Beslis over de juiste technologie, de juiste implementatie en de juiste aanpak, verwerk en structureer deze in je managementsamenvatting en schrijf vervolgens de rest van het voorstel, waarbij de managementsamenvatting als leidraad dient.

Enkele best practices

Vermijd overdreven technische taal

Het gebruik van technische taal is iets dat onvermijdelijk is in de IT, maar bewaar die taal voor het voorstel zelf. Managementsamenvattingen worden meestal niet gelezen door mensen met uitgebreide kennis van verschillende IT-technologieën en benaderingen. Tenzij je absoluut zeker weet dat de enige persoon die de managementsamenvatting zal lezen een ingenieur of een ontwikkelaar is of iemand die precies zal begrijpen waar je het over hebt, word dan niet te technisch. Vergeet niet dat een managementsamenvatting een overtuigend document is: je verkoopt de voordelen, niet de kenmerken.

Richt je op je klant

Vertel je klant wat hij wil weten, niet wat jij hem wilt vertellen. Zoals bij elk stuk tekst moet je schrijven voor je publiek, dus zorg ervoor dat je over hen nadenkt; wat schrikt hen af en wat wakkert hen aan. Ook: het gaat over hen, dus niet over jou. Vermeld de bedrijfsnaam van je klant, neem hun logo ergens op enzovoort. Zo voelt je managementsamenvatting, en bij uitbreiding je voorstel, speciaal voor hen persoonlijk aan.

Beoordelen, beoordelen, beoordelen

Tot slot, en dit zou waarschijnlijk vanzelfsprekend moeten zijn: laat altijd een paar andere ogen naar je tekst kijken om typefouten, grammaticale fouten en dergelijke te voorkomen.

Meenemen

Een samenvatting van captive management is natuurlijk geen garantie dat je een voorstel wint, maar het vergroot wel je kans. Veel van de tips en best practices in deze blogpost gelden voor managementsamenvattingen in het algemeen (zoals het zo kort mogelijk houden of focussen op de klant), maar specifiek voor IT zou ik er altijd voor zorgen dat

• dat de managementsamenvatting leesbaar is voor iedereen. Dat betekent dat je duidelijke taal moet gebruiken en technische termen zoveel mogelijk moet vermijden. De technische details kun je in het voorstel zelf bespreken.
• Je schrijft je managementsamenvatting onmiddellijk nadat je met je projectmanagers en ontwikkelaars een beslissing hebt genomen over de technologie, de implementatie en de aanpak. Op die manier kan de managementsamenvatting als leidraad dienen, terwijl je toch flexibel genoeg bent om sommige details van de oplossing in het voorstel op te nemen.

Als je meer tips en trucs wilt over het schrijven van een managementsamenvatting of voorstellen in het algemeen, raad ik je van harteProposal essentials van Jon Williams en BJ Lownie aan.