Atlassian biedt geweldige manieren om de behoefte van veel bedrijven aan facturering en facturatie op te lossen. Op de Atlassian Marketplace staan tal van add-ons die met Jira integreren om in die behoefte te voorzien. Deze add-ons kunnen zeer krachtig zijn en maken bijvoorbeeld een einde aan de noodzaak om talloze Excel-sheets samen te stellen of papieren bestanden te verzamelen om een klant te factureren.
Tempo Timesheets is een bekroonde invoegtoepassing voor tijdregistratie voor Jira die klanten voordelen biedt met realtime en nauwkeurige factureringsfuncties. In deze gastblogpost van Tempo's Maxime-Samuel Nie-Rouquette volgen we Pauls stappen om een nieuwe klant te factureren via Tempo Timesheets en de best practices die Paul toepast om maximaal voordeel te halen uit de add-on.
Paul zorgt voor de verzending van facturen naar klanten voor de R&D-inspanningen van zijn team. Voordat hij Tempo Timesheets gebruikte, gebruikte Paul het honoreringssysteem om de totale vergoeding te berekenen. Het honor-systeem zorgde voor veel problemen met klanten vanwege het gebrek aan nauwkeurigheid en transparantie en werd al snel vervangen door een meer praktische oplossing.
Pauls nieuwe klant, Soylent Corp, heeft een overeenkomst getekend met Pauls bedrijf om een nieuw product te maken, Soylent Green. Wanneer zich een nieuwe klant aandient, is Pauls eerste stap om een nieuwe klant aan te maken, zodat hij een overzichtelijke rapportage heeft gedurende het hele verloop van een project. Paul begint het facturatieproces met het aanmaken van een klantaccount, zodat hij de tijd kan analyseren die zijn team besteedt aan factureerbare en niet-factureerbare zaken voor die specifieke klant.
Het tabblad 'Accounts' is een unieke functionaliteit van Tempo Timesheets en is zeer krachtig. In wezen kunt u hiermee de betrouwbaarheid, transparantie en nauwkeurigheid van de bijgehouden tijd voor klanten over meerdere projecten en teams verbeteren. Nieuwe projecten van een klant kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan hun account.
Om een klantaccount aan te maken voor Soylent Corp, navigeert Paul naar de 'Accounts' pagina vanuit het Tempo Timesheets menu bovenaan de pagina. In de rechterbovenhoek van het scherm is het tabblad 'Klanten' waar nieuwe klanten worden toegevoegd. In dit geval voegt Paul Soylent Corp toe in het veld 'Naam' en SOY in het veld 'Sleutel'.
Om volledig gebruik te kunnen maken van de accounts moet Paul accountcategorieën aanmaken. Deze categorieën stellen Tempo Timesheets in staat om te identificeren of de bestede tijd factureerbaar of niet-factureerbaar is, en worden gebruikt in combinatie met accounts om gegevens op de juiste manier weer te geven en te organiseren in rapporten.
De eerste accountcategorie die Paul aanmaakt is "RND", voor onderzoek en ontwikkeling, wat Pauls team identificeert als factureerbaar werk. Als het team bijvoorbeeld werkt aan een wiskundig model om de beste voedingsstoffen voor Soylent Green te vinden, dan wordt deze activiteit als factureerbaar bijgehouden omdat het onder "RND" valt.
Paul maakt ook "TRN" aan, voor training, wat door Pauls bedrijf wordt geclassificeerd als niet-factureerbaar werk. In het geval dat nieuwe leden aan het team worden toegevoegd en moeten worden ingewerkt, zou de trainingstijd als niet-factureerbaar worden beschouwd omdat deze onder "TRN" valt.
Om nieuwe accountcategorieën te openen en toe te voegen, klikt Paul op het tabblad 'Accountcategorieën' in het gedeelte 'Accounts' van het instellingenmenu. In dit geval voegt Paul 'RND' toe als sleutel, 'Onderzoek en ontwikkeling' als naam en classificeert het als een factureerbaar type. Voor 'Training' herhaalt Paul het proces, maar voegt 'intern' toe als type.
Nu de twee accountcategorieën (RND en TRN) zijn aangemaakt, is het een goede gewoonte om accounts aan te maken zodat de tijd correct wordt gekoppeld en de gegevens accuraat zijn tijdens het rapportage/facturatieproces. Eerder maakte Paul accountcategorieën aan om het systeem te helpen het type/de aard van de activiteiten te categoriseren. Nu neemt Paul die informatie op in de account zodat het eenvoudig is om de aard van het werk te begrijpen, voor wie het is, welke projecten in de account zijn opgenomen, enzovoort. Omdat Paul 2 accountcategorieën heeft gemaakt (een factureerbare en een niet-factureerbare), doet hij hetzelfde voor de accounts: een factureerbare en een niet-factureerbare. De accounts hebben dus de volgende informatie:
Paul gaat terug naar de accountpagina en voegt de twee accounts toe door op de knop Account aanmaken rechtsboven op de pagina te klikken. Wanneer het accountvenster verschijnt, hoeft hij alleen nog maar de juiste informatie in te vullen:
Paul herhaalt het proces voor de niet factureerbare account:
Paul heeft nu met succes de noodzakelijke basis gelegd voor Pauls team om hun gelogde tijd onder de juiste categorieën en velden te tonen - in realtime!
Nu de basis is gelegd, moeten Paul en zijn team hun tijd registreren om de transparantie en nauwkeurigheid te bieden die ze willen bieden.
Er zijn meerdere manieren om tijd bij te houden en die tijd te koppelen aan factureerbare en niet-factureerbare tijd voor een klant/project. Het hangt allemaal af van de manier waarop een bedrijf is opgezet om te werken en tijd bij te houden. In dit geval hebben we gewoon de 'factureerbare' en 'niet-factureerbare' uren in het werklog venster aangepast. In Pauls bedrijf kan iedereen factureerbare en niet-factureerbare uren bijhouden. Taylor werkte vandaag bijvoorbeeld 8 uur aan een modelleringstaak, maar vond dat slechts 7 uur factureerbaar waren, omdat ze 1 uur aan relevante ondergeschikte taken deed die ze niet factureerbaar achtte.
De grootste uitdaging waar Paul nu voor staat is om zijn team hun tijd accuraat en consistent te laten bijhouden en loggen. Hier zijn enkele best practices.
Als het project is afgerond of als het tijd is om de voortgang te laten zien, kan Paul eenvoudig een rapport maken. Een rapport geeft de tijd weer die is besteed aan problemen, zowel factureerbare als niet-factureerbare, en werkt al die informatie in realtime bij.
Het is nu een maand geleden sinds de start van het project en Soylent Corp vraagt hun maandelijkse factuur op, die ook dienst doet als rapport. Pauls team heeft deze maand 291 uur aan het project gewerkt, maar slechts 237 uur zijn factureerbaar. Paul wil deze metriek misschien toch aan Soylent Corp laten zien om aan te tonen dat het team tijd achter de schermen heeft besteed om de klant beter van dienst te zijn. Via het aangepaste rapport kan Paul nu een overzicht krijgen van de uren die zijn team deze maand voor Soylent Corp heeft gewerkt.
Paul kan een aangepast rapport maken vanuit het Tempo submenu bovenaan de pagina of via het pictogram aan de linkerkant van de pagina. In dit geval wil hij alleen de informatie voor de maand april weergeven die relevant is voor Soylent Corp en eenvoudig filteren op Soylent Corp. Omdat Paul zowel de factureerbare als niet-factureerbare taken wil weergeven waaraan deze maand is gewerkt, groepeert hij op Account + Issues. Tenslotte voegt Paul de kolom Factureerbaar toe (te vinden in de rasterweergave) om inzicht te krijgen in de uitsplitsing van factureerbare en niet-factureerbare tijd en de totale som voor elk.
Paul was in staat om de basis te creëren en een aantal werkwijzen te promoten bij zijn team, zodat hij zijn klant gemakkelijk kan voorzien van accurate en transparante informatie met één klik op de knop. Het zal niemand verbazen dat deze methode veel beter is dan het erewoordsysteem, omdat het binnen Jira werkt, dus het is ook erg handig voor zijn team om de tijd bij te houden (omdat het dezelfde omgeving is waar ze dagelijks mee werken). Uiteindelijk is er voor Paul en zijn bedrijf veel waarde te halen uit de tijd die intern wordt bespaard door de tijd consequent bij te houden.
De bovenstaande stappen bieden een zeer eenvoudige manier om Tempo Timesheets in te stellen om een aantal facturen te maken. Elk bedrijf heeft echter zijn eigen unieke manier van werken en het bijhouden van tijd, dus de methode die vandaag is onderzocht is misschien niet voldoende voor de behoeften van uw bedrijf. Als u beter wilt begrijpen hoe dit zou kunnen passen bij uw interne methodologie, raden wij u aan een bezoek te brengen aan Tempo.io of contact op te nemen met onze klantenservice, zodat zij u kunnen begeleiden bij het optimaliseren van uw bedrijfspraktijk met Tempo Timesheets.
Tempo Timesheets is een oplossing voor tijdregistratie en rapportage die naadloos integreert met Jira om teams en managers te helpen tijd te registreren voor boekhouding, salarisadministratie, facturering aan klanten, naleving, verbeterde efficiëntie en prognoses.
De belangrijkste functies zijn:
' Pijnloze tijdregistratie. Timesheets biedt een beter overzicht van werktijd voor facturering, kostenmeting, interne tijd en uitgevoerd werk.
' Flexibele rapportage. Flexibele rapportage. Ga dieper in op geschatte versus werkelijke tijd besteed aan JIRA-problemen, factureerbare tijd en meer.
' Kostenplaatsbeheer. Beheer van kostenplaatsen. Krijg beter zicht op alle activiteiten en werkzaamheden die zijn uitgevoerd voor klanten, interne projecten en ontwikkeling.
Met dank aan Maxime-Samuel Nie-Rouquette van Tempo voor het schrijven van deze gastbijdrage!
Bij ACA gebruiken we Tempo Timesheets ook voor onze facturering en facturatie en we zijn ook Silver Partner. We hebben onze eigen add-on voor Tempo Timesheets ontwikkeld waarmee gebruikers hun Tempo logboekvelden kunnen aanpassen, Javascript kunnen toevoegen aan Jira en de stijl en het gedrag van Jira kunnen aanpassen.